Tres simples tips muy útiles para reducir la cantidad de errores de las planillas.
En artículos anteriores investigamos las diferentes causas de errores. En éste analizamos diferentes acciones que ayudan a reducir su presencia en las planillas que usamos diariamente.
Ante todo, es útil conocer los errores más frecuentes, que involucran:
Fórmulas que no están copiadas para abajo o para el costado (en una tabla en la que toda la fila o toda la columna tiene la misma fórmula).
Fórmulas con referencias equivocadas.
Fórmulas mal usadas (por ejemplo, las de búsqueda, en las que la omisión del último parámetro modifica el resultado de la fórmula)
Sumas de rango incorrecto, cuando al sumar varias celdas una o varias filas o columnas quedan excluidas de la fórmula. En ese caso el supuesto total calculado no es un total, sino un subtotal de algunas celdas.
Arreglos «provisorios», o sea modificaciones rápidas que se hacen en la planilla sin seguir las buenas prácticas, muchas veces por falta de tiempo. El problema surge cuando el arreglo provisorio queda olvidado y pasa a ser permanente, afectando los resultados de la planilla cuando ya no se lo necesita.
Unidades incorrectas.
Datos mal tipeados.
Prestar atención a estos errores es el primer paso para reducir su presencia en las planillas. Los siguientes tips también ayudan en ese sentido.
Tip 1: Toda vez que sea posible, ordenar los datos para que las fórmulas puedan hacer referencia a celdas en la misma fila y/o columna.
Como la tasa de errores aumenta cuando las fórmulas hacen referencia a celdas en filas y/o columnas diferentes a las de la fórmula, la sugerencia es mantener los valores y las fórmulas estén dentro de la misma línea (fila o columna). Acá vemos un ejemplo, en el que a partir de un monto de ventas en pesos y el tipo de cambio, se calculan las ventas expresadas en dólares.
Esta disposición de datos y fórmulas aumenta la probabilidad de equivocarse en la fórmula de la celda verde:
Esta disposición de datos y fórmulas, en cambio, la reduce:
Tip 2: Escribir fórmulas en papel antes de ingresarlas a la planilla de cálculo.
Sobre todo cuando se trata de fórmulas complejas, la mejor manera de tipearlas bien es escribirlas antes en papel. En el papel logramos ordenar las ideas con mayor flexibilidad y relacionar conceptos con celdas, sin que los resultados parciales de la fórmula (que de entrada pueden ser erróneos) nos influencien.
Tip 3: Pedir colaboración a otra persona.
Según los investigadores en errores de planillas de cálculo, la tasa de errores disminuye si participa más de una persona en el armado de la misma. No se trata de colaboración secuencial, sino instantánea. Esto implica que quien ingresa una fórmula en la planilla esté secundado por otra persona (en general un colega) que está sentada a su lado y revisa el ingreso de la fórmula en el momento.
La ventaja es que quien ingresa la fórmula sólo debe concentrarse en tipear la fórmula deseada, así la tenga escrita o en la cabeza mientras que quien mira desde el costado revisa que la fórmula quede ingresada como corresponde, sin referencias erróneas, con los paréntesis correctos, etc.
Imaginemos el caso de una fórmula escrita en papel: quien la ingresa moverá la vista del papel al teclado y del teclado al monitor más de una vez. Si todo queda en manos de una misma persona que tipea y revisa, es más fácil equivocarse en ese ida y vuelta, que si se reparten las responsabilidades.
Los modelos desarrollados por dos personas tienen un 33% menos de errores; y los desarrollados por tres personas un 66% menos.
Las investigaciones indican que, comparados con modelos construidos por una sola persona, los modelos desarrollados por dos personas tienen un 33% menos de errores; y los desarrollados por tres personas un 66% menos.
Nosotros hemos probado todos estos tips y podemos decir que son muy efectivos a la hora de reducir errores.
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