Las diferencias de las buenas prácticas 2

Volvemos a jugar el juego de las diferencias: dos planillas de cálculo pueden ser ambas correctas y llegar al mismo resultado y, sin embargo, ser muy diferentes entre sí en cuanto a su amigabilidad y facilidad de uso.

Lo hicimos muchas veces cuando éramos chicos: el juego de las diferencias consistía en mirar dos figuras supuestamente iguales, pero con algunos detalles distintos. Y lo hicimos hace un tiempo en Hoja Uno: miramos dos planillas que daban el mismo resultado pero que tenían 7 diferencias.

Ahora les proponemos volver a jugar, en un nivel más avanzado. Estas dos planillas calculan el resultado de una empresa que produce un bien que se vende a 1,5 US$/unidad, con un costo variable de 0,6 US$/unidad, costos fijos de 5 millones de $ y una alícuota del impuesto a las ganancias del 30%. Las ventas del primer semestre se estiman en 5.000 unidades, con una disminución del 5% en el segundo semestre. El tipo de cambio se estima en 1.000 $/US$ en el primer semestre y en 1.100 $/US$ en el segundo. El objetivo es proyectar el resultado por semestre y total del año.

Ambas planillas cumplen con el objetivo, pero entre ellas hay 10 diferencias: ¿te animás a identificarlas?

¿Cuáles son las 10 diferencias entre una y otra? En la planilla de abajo:

1. Ante todo, hay una columna que totaliza los semestres, para así tener fácilmente acceso al resultado del ejercicio.

2. Hay una clara división de los supuestos y de los cálculos en dos secciones con títulos que las identifican.

3. Todos los supuestos están a la vista (por ejemplo, en la de arriba, la variación de ventas del segundo semestre no se ve, y por lo tanto es difícil de modificar si se quiere proyectar bajo otro escenario).

4. Los formatos de líneas y negritas estás al servicio de la separación de las distintas secciones y/o resultados de interés.

5. Hay un código de colores (explicitado al inicio de la solapa) para diferenciar celdas de ingreso de datos de celdas con fórmulas y resultados.

6. Los formatos de número son consistentes (todos con separador de miles, por ejemplo).

7. En las proyecciones, no se alternan filas con diferentes unidades: primero se especifican las cantidades, después los valores unitarios y finalmente todos los valores expresados en $ totales.

8. Se especifican claramente las unidades de cada supuesto y de cada fila de la proyección.

9. Los encabezados de columna son claros: semestres y total. (En la planilla de arriba los encabezados 1 y 2 podrían indicar semestres, años, o cualquier otra unidad.)

10. En las celdas de datos y los títulos de cada fila de las proyecciones, no hay abreviaturas ad hoc, sino expresiones inequívocas.

La planilla de abajo, en pocas palabras, está hecha siguiendo buenas prácticas de diseño de planillas de cálculo. Su desarrollo puede llevar un poco más de tiempo, pero no quepan dudas que después ahorrarás mucho más tiempo en su uso para proyectar otros escenarios y en la interpretación de los resultados, además de cometer menos errores cargando datos con las unidades equivocadas o rompiendo fórmulas.

Próximamente volveremos a jugar con un gráfico.