El gran mundo de las planillas de cálculo tiene sus límites

Las planillas de cálculo pueden servir para una gran variedad de tareas, pero a veces se debe buscar otra herramienta.

Quienes trabajamos con planillas de cálculo sabemos que con ellas podemos contestar muchas preguntas y solucionar muchos problemas. De hecho, cuando preguntamos a los participantes de nuestros cursos para qué las usan habitualmente, las respuestas son variadas: planeamiento, proyecciones económico-financieras, análisis de inversiones, cálculo del resultado de un negocio, seguimientos de stock de insumos, control de ventas, liquidación de impuestos, etc. Y, en muchos casos, la respuesta es “para todo”. Investigando en ese “todo”, nos han dicho que organizan las compras semanales y también los resultados del torneo de futbol con los amigos. Realmente “todo”.

Por definición, una planilla de cálculo es un software o programa que tiene como principal objetivo almacenar y gestionar gran cantidad de datos, para realizar cálculos matemáticos (desde los más simples hasta los más sofisticados), armar tablas, gráficos y bases de datos. Eso explica que se le puedan encontrar tantos usos.

Nos encantan las planillas de cálculo y creemos que tienen un potencial enorme para resolver problemas sumamente diversos. Algunos programas de planillas de cálculo aceptan además “add-ins”, es decir otros programas que se acoplan a la planilla de cálculo para realizar operaciones adicionales que la planilla de por sí no puede hacer. De esta manera, por ejemplo, se puede realizar un análisis de riesgo con Simulación Monte Carlo o encontrar un plan óptimo de producción que maximiza el resultado a obtener con Programación Lineal, siempre en un entorno de planilla de cálculo.

Si a las planillas de cálculo se le agregan macros (por ejemplo, en Excel se pueden grabar macros con Visual Basic for Application, VBA), el potencial de la planilla aumenta aún más. Hace 10 años, por ejemplo, con una planilla de Excel y macros de VBA solucionamos un problema para una empresa agroindustrial que no encontraba lo que necesitaba en ningún software específico de gestión de inventarios. Esa planilla aún está en uso (el año pasado necesitó un upgrade para versiones de Excel más nuevas).

Sin embargo, siempre hay un pero. Las planillas de cálculo han sido comparadas por más de un autor con un cortaplumas Victorinox: sirven para todo, aunque en algunos casos hay algo mejor. 

Por ejemplo, para manejar grandes cantidades de datos, los programas de bases de datos son más indicados que una planilla de cálculo. Son más rápidos y más sólidos.

Otro ejemplo: para administrar información que requiere un alto grado de seguridad, las planillas de cálculo no son lo mejor. Los permisos de uso robustos en general deben asignarse por fuera de los programas de planillas de cálculo.

Esta tabla resume qué tan bueno es el desempeño del Excel para distintas tareas. Si bien el Excel de Microsoft es sólo uno de los programas de planillas de cálculo y existen otros como Calc-OpenOffice, Google Sheet, Numbers-Mac, en este caso hacemos referencia al Excel por dos motivos: es el programa más usado y es el que mejor conocemos.

En un artículo anterior mencionamos que una de las definiciones de la etapa de Diseño es decidir si se puede trabajar con una planilla de cálculo o con un software específico. Conocer las fortalezas y debilidades de las planillas de cálculo para diferentes tareas nos ayuda en esta decisión.