Quién es quién en las planillas de cálculo

En el desarrollo de una planilla de cálculo hay varios roles. Es útil conocerlos para saber cuál es el nuestro (y los de los demás) y en base a eso definir los límites del trabajo de cada uno.

A veces una sola persona es la única responsable del desarrollo de una planilla de cálculo, sobre todo si ésta es de escaso tamaño o complejidad. Otras veces, hay varias personas involucradas. Sin embargo, siempre hay cuatro roles interpretados por esa/s persona/s. Es útil identificarlos para separar las responsabilidades, definir límites de trabajo y organizar el trabajo.

Los cuatro roles que participan del desarrollo de una planilla de cálculo, a sabiendas o no, son: sponsor, programador, testeador y usuario. Cada rol puede ser cubierto por una o más personas.

El sponsor es quien solicita el modelo. Es quien tiene la necesidad de una nueva planilla (o de modificaciones en una planilla ya en uso) y por lo tanto especifica los objetivos. Por ejemplo: “Necesito una planilla de cálculo para evaluar la conveniencia –o no- de invertir en una ampliación del negocio. La conveniencia la evaluaremos a través del cálculo del valor actualizado neto de la inversión.”. También es función del sponsor coordinar el desarrollo. Puede ser la misma persona o una persona delegada por el sponsor.

El programador es la persona encargada del armado del modelo. Es quien se pondrá manos a la obra para construir una planilla de cálculo que responda a los objetivos del sponsor, asegurándose de que la misma funcione correctamente alimentándose de los supuestos existentes y generando los resultados que el sponsor necesita evaluar. Esto implica que el programador trabaje junto con el sponsor en las primeras etapas del desarrollo (alcance y especificaciones, según lo que compartimos en un artículo anterior. 

Antes de que una planilla de cálculo comience a usarse, es fundamental que la misma pase por la etapa de verificación, es decir probarla para detectar posibles errores antes de que sea tarde. De esto se ocupa el testeador, que debería ser una persona diferente al programador. Los errores en las planillas de cálculo son difíciles de detectar especialmente porque se vuelven invisibles al autor. A todos nos ha pasado alguna vez de revisar una cuenta equivocada y caer en el mismo error (2+2=5, por ejemplo) sin que nos demos cuenta del problema. Está probado que en general confirmamos nuestros propios errores, y por ese motivo se recomienda que nuestro trabajo (tanto una planilla de cálculo como un texto recién redactado) lo revise otra persona. Esa persona puede detectar los errores mucho más fácilmente. En caso de que eso no sea absolutamente posible, la recomendación es que revisemos nuestro propio trabajo unos días después, con la mente despejada. El hecho de que haya pasado un tiempo desde que cometimos el error permite detectarlo más rápidamente, casi como si fuéramos otra persona. El problema es que a veces no disponemos de esos días para que los errores decanten.

Finalmente, el usuario es quien carga datos en la planilla y genera informes con sus resultados. Puede ser el sponsor o una persona designada por el sponsor para que le presente los resultados listos para tomar una decisión.

En el desarrollo de modelos chicos es factible que todos los roles estén interpretados por una sola persona. Pensemos por ejemplo en una planilla que armamos para controlar los gastos personales. En ese caso, nosotros somos el sponsor, el programador, el testeador y el usuario.

Pero en otras situaciones los diferentes roles están mejor diferenciados. Por ejemplo, el directorio de una empresa que actúa como sponsor, un asesor externo que actúa como programador, un miembro del equipo del asesor que actúa como testeador y un miembro del equipo de la empresa que actúa como usuario.

Al encarar un nuevo desarrollo, será conveniente preguntarnos cuál es nuestro rol, para así saber cuáles son nuestras responsabilidades, sin dejar que algún aspecto de la planilla no sea atendido por nadie, ni que los límites del trabajo de cada uno se superpongan. Cualquiera de estas dos situaciones atentaría contra la obtención de una buena planilla de cálculo.